Tant que nos listes déroulantes ne proposent que quelques choix (Monsieur, Madame, Mademoiselle, Rouge, Vert, Bleu, ...), tout va bien !

Ca se gâte si nous avons un grand nombre de choix à disposition. Imaginez un champ PaysOrigine : nous allons choisir le pays d'origine du client dans une liste de choix.

Mais il y a plus de 200 pays dans le monde ! Vous imaginez faire une liste déroulante locale avec 200 choix ? Vous en avez pour des heures !

Marche à suivre de base

Pour ce faire, nous allons carrément créer une table T_Pays, dans laquelle nous aurons la liste exhaustive de tous les pays du monde. Et, dans un deuxième temps, nous construirons une liste déroulante dans la table des clients, basée sur cette nouvelle table T_Pays.

Je vous conseille de fermer votre table T_Client, si elle était ouverte.

1. Créez une nouvelle table :

2. Créez un champ Pays, en texte, 50 caractères maximum : (Ca m'étonnerait qu'un pays mesure plus de 50 lettres de long)
3. Lancez cette table en mode saisie de données, et nommez-là T_Pays. A la question "Aucune clé primaire n'a été définie", répondez Non.

4. Entrez les pays suivants . France, Belgique et Suisse (On ne va pas écrire tous les pays, sinon, vous en auriez pour la nuit) :
5. Fermez T_Pays :
Le champ dans T_Pays s'appelle Pays, car c'est un champ générique qui contient une liste de pays. Dans T_Client, par contre, ce champ s'appelle différemment : PaysOrigine, car c'est le pays de naissance. Mais nous pourrions également avoir un champ PaysTravail et même PaysHabitation, qui seraient tous deux aussi des champs liste déroulante basés sur le champ Pays de la table T_Pays.

6. Rouvrez T_Client en mode création. Ajoutez un champ PaysOrigine sous le prenom, et définissez-le en texte de 50 caractères, comme dans la table T_Pays :
7. Choisissez Assistant liste de choix
8. 
9. 

10. Ici, vous devez sélectionner le champ qui vous intéresse.
    C ce n'est pas compliqué : c'est le seul qui existe !
    Mais, si dans notre table T_Pays, nous avions eu d'autres champs comme le nom du souverain, le PIB, la superficie, ou d'autres choses, on aurait plus facilement compris pourquoi il faut sélectionner un champ spécifiquement.

11. On peut demander à ce que la liste déroulante affiche les données dans l'ordre croissant, mais ce n'est pas vraiment ce qui nous intéresse :

12. Si jamais la largeur de la colonne ne vous semble pas correcte, c'est le moment de l'ajuster.

13. Ne cochez pas "Autoriser plusieurs valeurs", puisqu'on a normalement qu'un seul pays d'origine :
14. A la question : , répondez Non. C'est une question biscornue ! Soit on dit oui : la table est enregistrée, ET une relation est créée entre T_Pays et T_Client, soit on dit Non : La table n'est pas enregistrée, ET aucune relation n'est créée. Nous verrons ces fameuses relations dans le leçon 16. Pour l'instant, elles nous sont parfaitement inutiles (même si le message semble nous en faire la promotion).

Lancez la table en mode saisie de données, et constatez que votre liste déroulante fonctionne parfaitement. Choisissez France pour Edith Piaf et Suisse pour Steven Spielberg (même si ce n'est pas son pays)

L'avant-dernier champ s'appelle VilleHabitation, et vos clients habitent différentes villes. Genève, Lausanne, Neuchâtel, Nyon et Fribourg. Installez dans ce champ une liste déroulante basée sur une table T_Ville, qui contiendra : Genève, Lausanne, Paris et Bruxelles.

Ce ne sont pas exactement les mêmes villes que celles qui étaient déjà en place, mais peu importe.

Comparer liste locale / liste basée sur autre table

Comparons une liste déroulante locale avec une liste basée sur une autre table. Déplaçons Civilite juste au dessus de PaysOrigine, et dans Civilite, définissez Autoriser la modification de la liste de valeurs à Oui, et Limiter à Liste à Non.

Comparons les propriétés de l'onglet Liste de choix de ces deux champs : Toutes les propriétés sont identiques, sauf Origine Source et Contenu.

Dans le cas d'une liste déroulante locale (Civilite), c'est Liste valeur, alors que PaysOrigine, c'est Table/requête (Table T_Pays en l'occurrence).

Origine source SQL

SELECT [T_Pays].[Pays] FROM T_Pays;

est une ligne de commande SQL (Structured Query Language (Langage de requête structuré). C'est une sorte langage de programmation, comme le C++ ou le Visual Basic, mais qui ne s'utilise que dans le cas de recherches dans des bases de données.

En l'occurrence, ça veut dire :

Sélectionne le champ [Pays] de la table T_Pays (Mets dans la liste déroulante tous les Pays de la  table T_Pays, en gros).

Autoriser modification plusieurs valeurs inopérant

 

Maintenant, attention ! Vous souvenez-vous de la propriété Autoriser les modifications de la liste de valeurs ? C'est cette petite icône qui permet d'ajouter manuellement de nouveaux éléments.

Eh bien dans le cas d'une liste déroulante basée sur une autre table, vous aurez beau mettre la propriété Autoriser la liste de valeurs sur Oui, cette petite icône n'apparaîtra pas, et vous ne pourrez donc rien ajouter.

Du coup, on se demande bien pourquoi cette propriété est accessible dans ce cas !

Pour modifier le contenu de votre liste déroulante, il vous sera nécessaire de vous rendre dans T_Pays, et d'ajouter, modifier ou supprimer les pays voulus.

Modification données source

1. En mode création, déplacez PaysOrigine juste en dessous de Prenom
2. Choisissez quelques PaysOrigine, comme suit :
3. Fermez la table T_Client
4. Ouvrez la table T_Pays : Supprimez la Belgique Correctement, et remplacez Suisse par Switzerland :
5. Fermez la table T_Pays

6. Rouvrez la table T_Client en mode saisie de données, et choisissez Switzerland pour Steven Spielberg :

Constatez les choses suivantes :

• La liste déroulante s'est correctement mise à jour (Elle propose bien France et Switzerland)
• Nous avons deux clients suisses avec deux orthographes différentes (Suisse et Switzerland - pas terrible !)
• Max Spielberg vient toujours de Belgique, mais la Belgique n'existe plus dans T_Pays (Hum... c'un peu bizarre d'avoir des pays ainsi non référencés)

Il règne donc un certain désordre que nous apprendrons à mieux gérer par la suite !

Rafraîchissement de la liste déroulante

J'ai bien insisté pour que vous fermiez T_Client avant d'aller trifouiller dans T_Pays . D'une manière générale, je vous conseille vraiment de travailler dans une table à la fois. Voici une marche à suivre qu'il ne faut pas faire, mais qu'on est tenté de faire :

Access nous interdit de modifier la source de la liste avec Autoriser les modification de la liste de valeurs lorsque notre liste déroulante dépend d'une autre table, et nous oblige à aller manuellement dans la table source T_Pays.

Formulaire de modification des éléments de liste

Nous disposons d'une autre propriété : Formulaire modifier les éléments de liste :

Nous n'avons pas encore étudié les formulaires, mais nous allons y faire une brêve incursion.

Un formulaire permet de remplir les tables de manière plus conviviale. Il peut y mettre des couleurs, agencer les champs comme on veut, et leur maîtrise demande plusieurs leçons, mais dans le cas présent, nous allons nous contenter d'un petit formulaire automatique. Suivez la marche à suivre qui suit, et vous allez comprendre l'utilité de cette fameuse propriété :

1. Fermez T_Client

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2. Cliquez une fois sur T_pays, puis allez dans le ruban Créer / Plus de formulaires / Plusieurs éléments

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3. Fermez immédiatement ce formulaire nouvellement créé, acceptez d'enregistrer, mais, comme nom de formulaire, mettez F_Pays au lieu de T_Pays. Prenons l'habitude de commencer tous nos noms de table par T, et nos formulaires par F, comme ça, aucune confusion possible.

Vous êtes désormais l'heureux propriétaire d'un formulaire. Si vous cliquez deux fois dessus, vous l'ouvrez, et vous verrez que son fonctionnement ressemble à s'y méprendre à une table. On peut y ajouter des Pays, les modifier et les supprimer, tout pareil. Remplacez Switzerland par CH, et fermez ce formulaire.

Si vous allez dans T_Client ensuite, vous verrez le CH dans la liste :

4. Dans T_Client, dans le champ PaysOrigine, dans la propriété Formulaire modifier les éléments de liste choisissez F_Client.

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5. Nous allons attribuer Espagne à Edith Piaf (oui, je sais, c'est un peu fantaisiste, mais vous me connaissez, maintenant) : lancez la table en mode saisie de données, et cliquez sur le petit icône que vous connaissez, car vous l'avez vu à la leçon précédente :

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6. Surprise : Nous n'avons plus une simple petite liste comme dans la leçon précédente, mais Access ouvre le formulaire F_Pays (que nous avons défini tout à l'heure - Et il ne ferme pas l'onglet de la table T_Client, ce qui n'est pas bien, si on se fie à ce que je vous ai dit un peu plus haut) dans un nouvel onglet. Ajoutez Espagne, et fermez ce formulaire.

7. Bonne surprise : bien que la table T_Client n'a pas été fermée, vous pouvez immédiatement choisir Espagne pour Edith Piaf !

Et voilà à quoi sert la propriété Formulaire modifier les éléments de liste. Je trouve juste regrettable qu'on doive absolument utiliser un formulaire, et qu'on ne puisse pas directement sélectionner la table T_Pays .

Résumé comparatif...

... d'une liste déroulante locale et une liste déroulante basée sur une autre table