SGBDR

Access est un SGBDR (Système de Gestion de BBases de DDonnées Relationnelles). Avec Excel, vous gérez également des "Tables" (On les appelle alors des "Tableaux".

On se heurte à une embûche de taille dans le cas ou vous avez un tableau de clients, auquel vous désirez adjoindre la liste des commandes de ces clients (par exemple).

Comme chaque client commande un nombre indéterminé de fois, il est très difficile, voire impossible de gérer ce genre de cas de figure avec Excel.

Access permet de ranger toutes ces données dans différentes tables, liées entre elles (d'ou le terme "Relationnel"). Il s'agit donc bien d'un Système de gestion relationnelle.

En général, on utilise Excel pour l'immense majorité du travail de bureau !

Il est tellement simple de créer des classeurs et des feuilles, pourquoi s'en passer ?

Par contre, dès que la gestion exige une certaine rigueur, il est nécessaire d'utiliser un programme comme Access, afin d'éviter de se noyer.

Voici ce qu'en dit Wikipédia.

Structure

Une base de données Access se compose de Tables, requêtes, formulaires, macros et modules.

Un fichier de base de données Access se compose de : Tables Les tables stockent les données. Elles ne sont basées sur rien d'autre. Requêtes Les requêtes permettent de faire des filtres, tris et calculs. Elles permettent notamment de synthétiser les données en provenance de plusieurs tables liées. Une requête peut-être basée sur une table, ou sur une autre requête. On peut ainsi créer une requête basée sur une autre requête, basée sur encore une autre requête, finalement basée sur une table. Les requêtes permettent également d'effacer ou de modifier les données en masse et automatiquement. Formulaires Ce sont des masques de saisie. Bien qu'on puisse saisir des données directement dans les tables ou les requêtes, les formulaires permettent une saisie vraiment personnalisée et ultra-optimisée. Les formulaires se basent sur une requête ou une table, mais pas sur un état ni sur un autre formulaire. Etats Ce sont des aperçus avant impression. Bien qu'on puisse imprimer les formulaires, requêtes et tables, l'état propose une impression réellement plus puissante, plus personnalisée. On ne peut pas saisir des données dans un état. Un état se base sur une requête ou une table, mais pas sur un formulaire. Les états ne s'impriment pas forcément sur papier, mais peuvent être juste consultés à l'écran. Macros Ce sont des instructions qui permettent d'augmenter notablement la personnalisation de la base de données. Une macro peut s'exécuter indépendamment, ou être associée à un état, un formulaire. Depuis la version 2007, il est également possible d'associer des macros à des tables. Modules Les modules sont des sortes de macros, mais nettement plus évolués ! Ils s'écrivent en Visual Basic , en anglais - alors que les macros s'écrivent en français. Les modules sont, pour l'immense majorité du temps, associés à des formulaires et à des états, bien qu'on puisse créer des fonctions personnalisées, utilisables dans les requêtes.

Versions

La première version date de 1992. Il ne faut pas confondre les versions de Windows et les versions d'Office !!!

Voici les différentes versions d'Access, ainsi que les versions de Windows qui sont sorties plus ou moins au même moment :

DOS (Avant Windows)

• Access 1

Windows 3, 3.1 :

• Access 1 (pour Windows)
• Access 1.1
• Access 2

Windows 95 :

A partir d'ici, les versions d'Access sont nommées par deux numéros, et les versions d'Office portent le même numéro que Access : Office 95 professionnel comprend Access 95 par exemple. On peut ainsi connaître leur année approximative de sortie.

• Access 95 (7)

Windows 2000 :

• Access 97 (8)

Windows XP :

• Access 2000 (9)

• Access XP 2002 (10) (Seule version pour laquelle il existe carrément 3 dénominations : XP, 2002 et 10. XP Ne veut pas dire que cette version ne marche que sous Windows XP

Windows Vista :

• Access 2003 (11)
• Access 2007 (12)
• Access 2007 SP2 (13)

Windows Seven (7) :

• Access 2010 (14) 

Limites d'Access

Attention : il y a une limite ! Je ne pense pas que vous seriez content d'apprendre que votre banque gère le portefeuille de ses clients sur une base de données Access, créée par quelques employés plus ou moins doués en informatique !

N'imaginez pas non plus que des services gigantesques tels que Google, Amazon, Badoo ou FaceBook stockent leurs immenses masses de données sur une base de données Access !

A partir d'une certaine masse de données, ou d'une exigence sérieuse de sécurité et de confidentialité, une batterie de professionnels utiliseront des systèmes tels qu'Oracle, SQL Server, MySQL, ASP, AS-400, etc. - des systèmes extrêmement robustes et puissants, mais très coûteux et exigeant des compétences techniques particulièrement pointues.

Access s'utilise se situe à mi-chemin entre Excel et un de ces gros systèmes.

Access se définit comme un système de gestion de bases de données orienté utilisateur : un réel apprentissage est nécessaire (d'où votre présence ici), mais nul besoin d'effectuer des années d'études de programmeur pour en tirer profit !

Access gère absolument n'importe quoi : une bibliothèque, un club de billard, un magasin d'articles de jardin, une école, un service d'hôpital, sa collection de BD, une entreprise de dépannage, etc., etc.

Qui utilise Access ?

Certains développeurs professionnels, mais aussi des utilisateurs "normaux", mais doués pour l'informatique.

Access n'est jamais inclus dans les versions standard d'Office, mais seulement dans les versions (évidemement plus coûteuses) Professionnel et Développeur .

Si vous avez une licence Office Standard, vous pouvez aquérir Access à part (En magasin, ou en boutique on-line, comme ici, sur Amazon).

Utilisation en réseau et RunTime

Attention : si vous développez une base de données qui est destinée à être utilisée par d'autres personnes de votre entreprise, chaque personne doit avoir Access installé sur son poste de travail, mais ça coûte chaque fois le prix d'une licence !

Il existe une solution alternative : Access est installé sur votre poste de travail, en tant que développeur. Demandez à votre service informatique d'installer ce qu'on appelle un RunTime, sur les postes de travail des collaborateurs qui travailleront avec votre base.

Ce RunTime est, en fait, une version allégée d'Access, qui permet d'utiliser la base de données que vous avez conçue (Ouvrir les tables, requêtes, formulaires, états, modifier, supprimer les données, ...) mais qui ne permet pas de créer ou de modifier la structure des objets.

En clair : c'est comme si vous construisiez une voiture, et que vous en donnez un exemplaire à quelqu'un qui pourrra la conduire, mettre de l'essence, utiliser les essuie-glaces, mais qui ne pourra absolument pas ouvrir le capot pour entretenir ou modifier le moteur. Inutile de dire que la voiture doit être très bien conçue, du coup !

ce Run-Time est librement téléchargeable sur le site de Microsoft, ici.

Il vous sera proposé en version 32 bits et 64 bits. Dans Access, cliquez sur Fichier/Aide, et voici où se trouve cette information :

Une base de données Access est immédiatement utilisable par plusieurs personnes en même temps, pour peu que cette base soit déposée à un endroit du réseau d'entreprise accessible à tous les utilisateurs.

Attention : Access ne travaille pas comme Google. Lorsque vous lancez une recherche dans Google, Google cherche la réponse à votre requête sur ses serveurs, et vous renvoie juste la réponse sur votre PC, ça va très vite !

Dans le cas d'Access, c'est différent : Vous exécutez Access sur votre poste de travail, et vous ouvrez une base de données quelque part sur votre réseau d'entreprise : Access rapatrie toute la base de données sur votre PC, et pas seulement les données que vous avez besoin !

Même si vous ne vouliez visualiser qu'un seul client dans une table qui en contient 50'000, les 50'000 transiteront par le réseau jusque sur votre poste de travail.

En d'autres termes, l'utilisation d'une base de données Access conséquente implique une forte sollicitation du réseau, ce qui peut le surcharger.

Access permet en principe jusqu'à 255 utilisateurs simultanés dans une base de données. En pratique, au delà d'une vingtaine, on commence à observer différents problème, qui peuvent faire planter la base, ou provoquer d'insupportables ralentissements. Même 20 utilisateurs qui ouvrent une grosse base de données Access en même temps sur votre réseau d'entreprise, peuvent créer un "bouchon numérique".

Je vous ai donné toutes ces informations pour que vous puissiez parlementer avec votre service informatique avant de vous lancer à corps perdu dans la réalisation d'une base de données d'entreprise qui pourrait être refusée piur une raison ou l'autre ! ... Si vous apprenez au dernier moment qu'Access va être supprimé de tous les postes de travail pour une raison quelconque, ou qu'il est impossible d'installer des run-time pour des raisons techniques, vous serez bien déçu !

Access VS Excel

Pourquoi utiliser Access plutôt qu'Excel ?

Excel est une des applications les plus utilisées au monde, à juste titre !

On peut y faire des tableaux dans tous les sens, créer des graphiques, des listes, des tableaux croisés dynamiques, tout une série de calculs et de formules... Excel possède d'innombrables options, et est, d'une façon générale, un vraiment un très trop excellent produit.

Il est, de plus, très facile à maîtriser !

Vous pouvez vous lancer dans Excel en autodidacte, vous arriverez à l'utiliser (relativement) bien.

Cette extrême souplesse est à la fois sa force et sa faiblesse !

Excel permet tellement de tout faire sans jamais vous réprimander que vous pouvez ainsi avoir des tableaux truffés d'erreurs sans vous en rendre compte !

Avec Access, c'est différent !

Access gère aussi des listes, fait aussi des tris, inclut aussi un grand nombre de fonctions, mais la mise en oeuvre de tableaux (appelées tables dans Access). Mais il est beaucoup, beaucoup plus strict !!!

Je comparerais volontiers Excel et Access à des moyens de transport !

Excel, c'est le scooter : maniable, souple, rapide, qui se faufile partout, mais qui est dangereux, et qui ne permet pas de transporter de lourdes marchandises.

Access, c'est le camion : moins maniable, pas très rapide à la création, qui ne se faufile nulle part, mais qui est sécurisé, et permet de transporter beaucoup de lourdes marchandises sur de longues distances.

Pourquoi choisir ? Ce n'est pas parce que vous achetez un camion que vous devez vendre votre scooter !

Sécurité

Access n'est pas le champion du monde de la sécurité !!!

On peut protéger la base avec un mot de passe, ou créer des procédures de vérifications en Visual Basic, mais on n'obtiendra jamais une sécurité bétonnée d'un système tel qu'Oracle ou SQL Server.

Access est avant tout un programme qui permet de faciliter la vie de tous les jours. On peut se protéger contre de la distraction mais pas contre de la malveillance.

Access permet d'enregistrer les données avec une très grande (trop ?) facilité. Aussi, il est (trop) facile de faire des bêtises, et de ne plus pouvoir l'annuler. Aussi, c'est à vous qu'incombera la tâche de créer des copies de sécurité de votre base de données, très régulièrement, afin de vous prémunir contre une malheureuse erreur de manipulation. Access n'est pas pourvu de système blindé de gestion de sauvegarde.

Rappelez-vous enfin que, si vous êtes en vacances, malade, ou si vous quittez l'entreprise, il n'y aura peut-être personne de compétent pour modifier la structure de la base de données que vous avez conçu, l'améliorer, ou corriger des erreurs.

Gardez à l'esprit que les gens de votre service informatique ne connaissent en général pas Access, ou mal, et qu'il n'ont aucune envie de mettre leur nez dans les méandres de vos bases de données !

En résumé

Access est un formidable outil qui m'impressionne toujours autant. La version 2010 est une version très aboutie, et ses possibilités sont telles qu'une vie ne suffirait pas pour faire le tour de ses possibilités. Il y a tant et tant de choses à faire et à apprendre au sein d'Access que les seules limites ne sont finalement que celles de vos connaissances, votre temps disponible et votre imagination.

Toutefois, il était crucial de brosser un portrait objectif d'Access dans cette page, afin d'être conscient à la fois de ses atouts et de ses faiblesses, afin d'éviter toute déception ou découragement.

Bon cours !