Leçon 49 : Etats : En-têtes et pieds de page et d'état, sauts de page manuels

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Aperçu de cette leçon

Dans cette leçon, nous allons apprendre à gérer les en-têtes et les pieds de page et d'état.
Nous verrons également comment insérer la date et l'heure, ainsi que les numéros de page.
Nous verrons enfin comment insérer un saut de page manuel.

Sommaire

  1. Différence entre un en-tête de page et un en-tête d'état
  2. L'en-tête et le pied de page
  3. La section "Détail"
  4. L'en-tête et le pied d'état
  5. Visualisation de la cohabitation d'en-tête et de pied de page et d'état
  6. Insertion des numéros de page
  7. Insertion de la date et heure courante
  8. Gestion des sauts de page : Création d'une page de garde
  9. Suppression du numéro de page sur la première page

Différence entre un en-tête de page et un en-tête d'état

Quelle est la différente entre un en-tête DE PAGE et un en-tête D'ETAT ?

L'en-tête de page s'affiche en haut de chacune des pages de l'état : s'il y a 50 pages, il y a 50 en-têtes de page.

Par contre, il n'y aura toujours qu'un seul en-tête d'état, quel que soit le nombre de pages. Même commentaire avec les pieds, sauf que les en-têtes, c'est en haut de la page, les pieds, c'est en bas...

Passons à la pratique !

Créez un nouvel état, en mode création, basé sur T_Celebrite.


Réduisez la hauteur de chacune de ces sections, comme ceci :

L'en-tête et le pied de page

Dans l'en-tête de page placez une étiquette () dans laquelle vous écrivez "En haut de chaque page" : . Agrandissez-la, et définissez-là en taille 15, bleu clair sur fond bleu foncé, et centrez-là pour que le texte soit au milieu de la zone bleue :

Comment on fait déjà toutes ces mises en forme ?

Vous avez déjà oublié ? Les formulaires ! Rappelez-vous ! C'était à la leçon 31et 33 (vers le milieu).

Excusez-moi... On peut continuer

Bien. Dans la section Pied de page, vous allez mettre la même zone, mais écrivez "En bas de chaque page" :

Je peux copier le texte d'en-tête de page, et le coller en bas ?

Oui, ça vous évitera de devoir faire 2 fois la mise en forme :

  1. Cliquez sur la zone "En haut de chaque page"
  2. Menu Edition/Copier
  3. Cliquez sur la barre grise "Pied de page"
  4. Menu Edition/Coller
  5. Il est collé tout dans le coin, déplacez-le un peu à la main
  6. Remplacez "Haut" par "Bas", et appuyez sur ENTER
  7. Il a rétréci quelque peu le champ automatiquement, réagrandissez-le à la main

La section "Détail"

Et maintenant, je place quelque chose dans la zone "Détail" ?

Oui : le prénom et le nom, et vous supprimez leurs étiquettes, comme ceci : . Lancez votre état en mode aperçu avant impression. Voici le haut de la première page : . En fait, vous avez le haut et le bas de chaque page. Moi j'ai un total de 5 pages, comme ceci : . J'ai encadré les en-têtes de page en rouge et les pieds de page en vert. J'ai 5 pages, donc j'ai 5 en-têtes de page, et 5 pieds de page.

Constatez qu'à la dernière page, bien que la liste s'arrête a peu près au milieu de la page, le dernier pied de page est de toute façon tout en dessous de la page. (Je dis ça parce qu'avec le pied d'état ce sera différent).

Revenez en mode création.

L'en-tête et le pied d'état

Et les en-têtes et pieds d'état ?

Affichez-les avec le menu Affichage En-tête/pied d'état.

Note : avec Access 97, il y a une erreur de traduction, et c'est en-tête et pied de RAPPORT que vous devez choisir (Rapport est synonyme d'état

2 sections supplémentaires sont apparues :

Et si je ne voulais que l'en-tête d'état et pas le pied ?

On ne peut pas demander que l'un ou l'autre. Ce sont les deux ou rien. Mais rien ne vous empêche de réduire sa taille à zéro, comme ceci : , ce qui donne :

Visualisation de la cohabitation d'en-tête et de pied de page et d'état

Dans l'en-tête d'état, placez y ce texte : , et en bas bien sûr "En bas de l'état", pour finalement obtenir ce résultat :

Lancez l'état en aperçu avant impression : . Le haut de l'état se trouve AVANT le premier en-tête de page, mais le pied d'état se trouve TOUJOURS AVANT le dernier pied de page. En fait, le pied d'état se trouve collé juste après la dernière donnée affichée.

C'est bête ça... On ne peut pas l'afficher après le dernier pied de page, tout en dessous ?

Non. Peut-être qu'avec du code Visual Basic on y arriverait, mais je n'ai jamais essayé.

Peut-on quand même laisser un peu d'espace entre le dernier enregistrement et le pied d'état ? Parce que ...

Evidemment. Regardez en mode création : Tout collé : , et on déplace simplement un peu l'étiquette vers le bas : .

Et voilà :

Le pied d'état peut-être facilement "aéré", ça n'aura pas une grande influence sur l'aspect général de l'état, c'est surtout la section détail qu'il est nécessaire de ne pas trop espacer, car cet espacement va se multiplier sur chaque enregitrement, comme je l'ai expliqué à la leçon précédente.

Insertion des numéros de page

Peut-on, en bas de chaque page, installer le numéro de page ?

Oui. En mode création, allez dans le menu Insertion/Numéros de page : . Cette boîte de dialogue offre plusieurs options :

Demandez les mêmes choix que moi, et cliquez sur OK : . Il a installé une sorte de champ qui mange a moitié sur "En bas de chaque page".

Déplacez le délicatement, peignez-le en jaune et en gras, centrez le, et agrandissez-le comme ceci : . Visualisez l'état : . (J'ai zoomé en bas de la page 2).

Revenez en mode création.

Qu'est-ce que c'est que ce truc : ="Page " & [Page] & " sur " & [Pages] ?

C'est ce qu'on appelle en langage informatique une concaténation. Nous allons l'analyser dans une prochaine leçon.

Oui, parce que ça m'intrigue...

Insertion de la date et heure courante

Pas de problème. Mais je ne voudrais pas me disperser.

On peut également inclure la date et l'heure dans cet état. Vous avez une petite idée de comment on fait ?

Je suppose que c'est : Menu Insertion/Date et heure ?

parfaitement. Vous avez des questions concernant cette boîte de dialogue ?

Non... C'est facile..

Comme exercice, intégrez la date et l'heure au dessus de votre état, comme ceci :

Pas de problème. C'est fait. Il fallait juste penser à mettre une écriture blanche sur fond noir.

Gestion des sauts de page : Création d'une page de garde

Est-il possible d'avoir une page de garde ?
Je m'explique : Je voudrais concevoir un état comprenant la liste de toutes les personnes de ma T_Celebrite et ensuite, j'aimerais les imprimer et agrafer les pages ensemble, mais sur la première page, je n'ai pas envie que la liste commence tout de suite : je voudrais que ce soit écrit en gros titre "LISTE DES CELEBRITES" sur une page à part... Puis-je le faire ici, ou je dois utiliser mon traitement de texte pour réaliser cette acrobatie ?

On peut le faire directement ici. Nous allons en fait insérer un saut de page . Au dessus, nous insérerons le texte de la page de garde dont vous me parlez.

Marche à suivre :

  1. Créez manuellement un peu d'espace tout en haut de la page
  2. Cliquez sur cette icône dans la boîte à outils (Saut de page) pour le sélectionner :
  3. Cliquez juste ici pour le placer. Vous avez alors un petit machin qui apparait : . C'est le saut de page.
  4. Au dessus du saut de page placez une étiquette juste au dessus dans la quelle vous écrivez "Liste des célébrités" :

C'est terminé. Lancez votre état en mode aperçu avant impression : Vous avez maintenant une page qui contient uniquement le titre, les autres pages contenant la liste proprement dite : :

On peut le centrer verticalement sur la page pour qu'il soit bien au milieu, pas coincé tout en haut ?

Pas directement.

Il n'y a pas de fonction "Centrer verticalement" (Contrairement à Word, qui possède cette option dans le menu Fichier/Mise en page). Ici, il faut se débrouiller à la main. Un peu plus tard, nous verrons comment gérer justement ce cas de figure, car il y a une règle sur le côté gauche et au dessus de la page pour nous faciliter la vie.

Suppression du numéro de page sur la première page

Il y a également le pied de page qui apparait sur la première page... Pas très joli.. On peut l'enlever de cette page seulement ?

Menu Insertion/Numéros de page : Il y a une case à cocher qu'il suffit d'enlever. Mais si vous voulez faire ça, il faut d'abord effacer le numéro de page que vous avez mis, et en replacer un avec cette fois cette option.

Je ne vais pas le faire ici.

Fermez votre état et Enregistrez-le sous E_EntetePiedPageEtat.

Bon... Hem... On peut résumer ?

Lorsqu'on imprime quelque chose, quel que soit le programme utilisé, il est bien d'avoir la possibilité d'écrire toujours la même chose en haut et en bas de chaque page (Comme le numéro de la page en cours, ou le nom de l'auteur du document par exemple).
Ce sont les en-têtes et pieds de page. Access permet également d'écrire ce qu'on désire une seule fois en haut et en bas de l'état : Ce sont les en-têtes et pied d'état. Le contrôle Saut de page permet d'ajouter une page de garde, ou, pourquoi pas, une page supplémentaire à la fin.

Avez-vous bien compris ?

  1. Le pied d'état
    a. Se trouve à la fin de chaque page
    b. Se trouve au dessus du dernier pied de page ***
    c. Se trouve en dessous du dernier pied de page
    d. Se trouve au dessus de chaque page
  2. Il est possible d'avoir plusieurs en-têtes d'état
    a. Non ***
    b. Oui
  3. On peut insérer plusieurs sauts de page dans le pied d'état
    a. On ne peut pas du tout insérer de saut de page dans le pied d'état
    b. Oui ***
    c. Non
  4. Le numéro de page se place généralement dans la section :
    a. Détail
    b. Pied d'état
    c. Pied de page ***
    d. En-tête d'état
  5. On peut insérer un saut de page dans la section détail
    a. Non
    b. Oui : Ca génèrera un enregistrement par page ***
    c. Oui : C'est pareil que de le placer dans le pied de page
  6. Quelle est la section fantaisiste dans la liste suivante :
    a. En-tête de page
    b. Pied d'état
    c. En-tête de détail ***
    d. Détail

Pour voir les solutions, il vous suffit de sélectionner le questionnaire ci-dessus : 3 petites étoiles *** apparaîtront en face des bonnes réponses.

Exercice

L'exercice consiste à créer un état particulièrement inutile, mais qui à le mérite d'utiliser subtilement les concepts vus dans cette leçon. Vous allez créer un nouvel état, basé sur T_Celebrite, mais qui va contenir simplement ces 3 pages, comme ceci, ni plus, ni moins :

Faites preuve d'imagination (Voyons si vous êtes un Kador d'Access !!!), et Enregistrez-le sous E_ExerciceEnTete

Téléchargez la solution de l'exercice ici, qui n'est autre que ProFormation.MDB telle qu'elle devrait être à la fin de cette leçon

Si vous n'êtes pas tout à fait certain d'avoir suivi correctement toutes les étapes de cette leçon, vous avez la possibilité de télécharger ici la version de ProFormation.mdb exactement dans l'état ou elle devrait être à la fin de cette leçon.

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